Informacja o danych osobowych

Kto przetwarza dane. CodeAgency.pl Sp. z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy, ul. Królowej Jadwigi 18, 85-231 Bydgoszcz, KRS 0000725181, NIP 9671412160. Kontakt w sprawach danych osobowych: rodo@codeagency.pl. Inspektora ochrony danych nie wyznaczyliśmy, bo obowiązek z art. 37 RODO nas nie dotyczy.

Skąd mamy dane. Dane identyfikacyjne i kontaktowe otrzymaliśmy od Klienta albo Kontrahenta, który wskazał daną osobę do współpracy: imię i nazwisko, adres e‑mail służbowy, funkcję oraz telefon, jeżeli został wskazany. Kontrahent będący stroną umowy podaje te dane sam, przy jej zawieraniu. Pozostałe dane powstają z korzystania z portalu.

Jakie dane przetwarzamy. Dane konta i osoby kontaktowej, zapisy czynności składanych w portalu wraz z chwilą i autorem, dane drugiego czynnika uwierzytelnienia oraz treść dokumentów współpracy. Przy Kontrahentach będących osobami fizycznymi także numer PESEL, bo identyfikuje stronę umowy i dokumentów rozliczeniowych.

Po co i na jakiej podstawie. Prowadzimy portal i obieg dokumentów współpracy, potwierdzamy tożsamość przy czynnościach wiążących i zapisujemy ich przebieg, a także rozliczamy współpracę i bronimy roszczeń. Podstawy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy, gdy stroną jest dana osoba), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki rozliczeniowe i podatkowe) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadniony interes to prowadzenie współpracy z organizacją, która daną osobę wskazała, rozliczalność czynności w portalu oraz bezpieczeństwo platformy.

Czy trzeba podawać dane. Podanie danych nie wynika z przepisu ani z umowy zawartej z daną osobą. Bez nich nie możemy jednak nadać dostępu do portalu, bo konto jest imienne, a czynności wiążące wymagają potwierdzenia tożsamości.

Kto jeszcze ma dostęp. Dostawcy infrastruktury działający na nasze udokumentowane polecenie: Google Cloud (aplikacja, baza i dokumenty w regionie Warszawa) oraz Microsoft (poczta). Dokumenty rozliczeniowe otrzymuje biuro rachunkowe. Organom publicznym przekazujemy dane wyłącznie na żądanie mające podstawę prawną.

Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy. Dane portalu pozostają w Unii Europejskiej.

Jak długo. Konta i dane osób kontaktowych przechowujemy przez czas współpracy. Dokumenty i zapisy czynności przechowujemy przez okresy wymagane przepisami podatkowymi i rachunkowymi, a dokumenty objęte blokadą retencji przez 10 lat. Dane potrzebne do dochodzenia albo obrony roszczeń przechowujemy do upływu terminów przedawnienia.

Prawa. Każdej osobie przysługuje dostęp do swoich danych i ich kopia, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przenoszenie danych przetwarzanych na podstawie umowy oraz sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Wnioski przyjmujemy na rodo@codeagency.pl i odpowiadamy najpóźniej w ciągu miesiąca. Przysługuje też skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Decyzje automatyczne. Nie podejmujemy decyzji wyłącznie automatycznie i nie profilujemy osób korzystających z portalu.